2018 жылғы қаңтар айынан бастап Д.Серікбаев атындағы Шығыс Қазақстан мемлекеттік техникалық университетінде студенттерге қызмет көрсету Орталығы жұмысын атқарады.

СҚКО-ның  құрылу мақсаты – білім алушыларға  сервистік қызметтер көрсету, сондай-ақ,  білім алушылардың бір терезе қағидасы бойынша  сапалы және жылдам қызмет көрсету  және білім алушыларға ақпараттық қолдау көрсету, соның ішінде "Smart-Университет" аясындағы on-line режимінде.

Міндеттер

СҚКО-ға келесі міндеттер жүктелген:

• Д.Серікбаев атындағы ШҚТУ КЕАҚ-ның білім беру процесін талдау және бақылау;
• пайдаланушылардың өтінімдерін уақытында өңдеуді жүзеге асыру және студенттерге, магистранттарға электрондық қызмет көрсетуді дамыту;
• академиялық мәселелерде студенттерді қолдау;
• оқу процесі барысында қиын жағдайларда және даулы мәселелерде студенттерге кеңес беру;
• университеттің нормативтік-нұсқаулық құжаттарындағы жаңалықтар мен өзгерістер туралы студенттерді ақпараттандыру;
• оқу процесінің сапасы мен тиімділігін арттыруға ықпал ететін ЖОО-ның ішіндегі құжаттама нысандарын әзірлеу және автоматтандыру;
• Д.Серікбаев атындағы ШҚТУ КЕАҚ-ғы оқу процесін ұйымдастыруды жетілдіру бойынша ұсыныстар әзірлеу;
• сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл менеджменті жүйесінің, сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл саясатының, мүдделер қақтығысын шешу қағидаларының, Қазақстан Республикасының ішкі нормативтік құжаттары мен заңнамалық актілерінің сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл бөлігінде талаптарын сақтау.

Жекелеген қызмет көрсету, білім алушыларды ақпараттандыру, өтініш беру, және оның орындалуы туралы жеке кабинет арқылы on-line сервис құрылған.

Функциялар

  СҚКО бөлімі жүктелген міндеттерге сәйкес жоғары оқу орындары мен жоғары оқу орнынан кейінгі білім берудің негізгі білім беру бағдарламаларының оқу процесін ұйымдастыру ретінде келесі функцияларын орындайды:

•  дипломға транскриптерді 3 тілде тексереді және басып шығарады;
• ТжКБ және жоғары білім, жоғары оқу орнынан кейінгі білім беру базасында, күндізгі оқу нысаны студенттерінің үлгеріміне мониторинг жүргізеді;
• студенттерді ауыстыру, қайта қабылдау, қайта оқыту мәселелері бойынша кеңес береді (өтінішті тексеру және оның болуы, транскриптінің болуы, мектеп/факультет декандарының орынбасарларымен бірлесіп оқу жоспарларындағы айырмашылықты анықтау және салыстыру ведомосын қалыптастыру, білім беру қызметтеріне шарттарды ресімдеу, шартты тіркеу және беру, нөмір беру және оқу ақысын төлеу туралы түбіртектердің болуы),  оқу жоспарларындағы айырма үшін ақы төлеуді бақылау және оқытушыларға ақы төлеу үшін қызметтік жазбаларды, бұйрықтарды, актілерді қалыптастыру);
• сессияның ағымдағы және жиынтық ведомостарын техникалық ресімдейді (басып шығару, тігу, сақтау), оқытушылардың оларды тапсыруын және қорытынды ведомостарды сақтауын бақылайды.
• ақы төлеу, сессияға жіберу, сессияны ұзарту мәселелері бойынша студенттерге кеңес береді;
• бухгалтерияның оқу ақысы, жатақханада, кітапханада тұруы туралы деректері негізінде сессияға электрондық рұқсатты ұйымдастырады;
• АК комиссияларына ұсыну үшін бітіруші курс студенттерінің бағалар жинағын басып шығарады;
• жеңілдікпен жол жүру өтемақысын төлеуге бұйрықтарды дайындау және қалыптастыру;
• сессия нәтижелері бойынша стипендия төлеуге бұйрықтарды дайындау және қалыптастыру;
• стипендия төлеу бойынша ҚР Ғылым және жоғары білім министрлігі Қаржы орталығы үшін жүйеде деректер базасын (бакалавриат білім алушыларының қозғалысы) толтырады;
• емтихан сессияларының нәтижелері бойынша оқу ақысын төлеу бойынша жеңілдікке бұйрықтарды дайындау және қалыптастыру (білім алушылардың үлгерімі қаржы орталығының дерекқорына толтыру);
• ЖОО бухгалтериясымен оқу ақысын бақылау бойынша жұмыс істейді; (әсіресе емтихан сессиясын өткізу кезеңінде);
• оқуға ақы төлеу бойынша ақша қаражатын қайтаруға/қайта есептеуге өтініштерді қабылдайды және өңдейді;
• ауыстырылған/қайта қабылданған білім алушылардың академиялық айырмасын жою мақсатында қосымша сабақтарға тіркейді (тіркеу, оқу жоспарларындағы айырма үшін ақы төлеуді бақылау, қызметтік жазбаларды, сабақтарға жіберу бұйрығын, ақы төлеу үшін орындалған жұмыстар актісін қалыптастыру);
• студенттің өтінімі (өтініші) негізінде сессияны/рейтингтерді ұзарту бойынша деканатқа құжаттарды қалыптастырады (растайтын құжат болған жағдайда, сапаны қамтамасыз ету жөніндегі комиссия отырысының негізінде деканатқа өкім шығару үшін (хаттама));
• білім алушылардың ішкі академиялық ұтқырлығын үйлестіреді;
• түлектердің жеке істерін мұрағатқа өткізуге тігеді және дайындайды;
• ББ басшыларымен және эдвайзерлермен бірлесіп мектеп/факультет білім алушыларының ЖОО бойынша пәндерді салыстырады;
• түлектердің еңбек кітапшаларын толтырады;
• электрондық өтінімдерді қабылдаумен және білім алушылардың оқуын растау туралы анықтама берумен айналысады (№2-1,4,6,8 қосымшаларға сәйкес Мемлекеттік корпорацияға ұсыну үшін анықтамалар);
• транскрипт беруге электрондық өтінімдерді қабылдаумен айналысады;
• бітірушілерге және оқудан шығарылған білім алушыларға айналма парақтарын қалыптастырады;
• салыстыру ведомостарын қалыптастыру үшін қалпына келтіруге немесе Д. Серікбаев атындағы ШҚТУ КЕАҚ ауысқысы келетін студенттерден электрондық өтінімдерді қабылдайды;
• салыстыру ведомосын қалыптастыру үшін қысқартылған оқыту нысаны бойынша Д. Серікбаев атындағы Шығыс Қазақстан мемлекеттік техникалық университетіне оқуға түсуге ниет білдірген талапкерлерден электрондық өтінімдерді қабылдайды;
• өз еркімен оқудан шыққысы келетін студенттерден электрондық өтінімдерді қабылдайды.
• 3-нысан анықтаманы алуға студенттерден электрондық өтінімдерді қабылдайды;
• Т-2 нысаны бойынша әскери жастағы әскери есепте тұрған студенттердің есебін жүргізеді, қалалық және аудандық әскери комиссариаттармен жұмыс жасайды;
• әскери қызмет өткеруге жататын, әскери жастағы студенттердің істерін қалыптастырады; әскери есепке байланысты өзгерістерді жедел енгізеді;
• жылына кемінде бір рет азаматтардың жеке карточкаларындағы әскери есепте тұрғаны туралы мәліметтерді қалалардың, аудандардың жергілікті әскери басқару органдарымен әскери есепке алу құжаттарын салыстырады;
• азаматтардың қалалардың, облыстардың жергiлiктi әскери басқару органдарына шақырулары бойынша уақтылы келу мүмкiндiгiн қамтамасыз етедi;
• қалалардың, аудандардың жергілікті әскери басқару органдарынын сұрау салу бойынша ЖОО студенттерінің саны туралы ақпаратты ұсынады;
• ЖОО  бітірген немесе басқа да себептермен оқудан шығарылған студенттерді есептен шығаруды жүзеге асырады;